Des explications via notre tuto vidéo pour vous guider vers la maîtrise de cette fonctionnalité.
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Comprendre les étapes d’évolution d’une affaire dans le logiciel Web2vi.com
Les explications écrites
L'objectif du logiciel de gestion Web2vi est de vous permettre de couvrir toutes les étapes d’une affaire. Ces affaires passent du devis à l’export comptable de vos factures. Entre les deux il peut y avoir énormément d’étapes à franchir.
Voici comment elles fonctionnent sur notre plateforme afin que vous n’ayez jamais à recopier deux fois la moindre information :
Les différents onglets
À partir du moment où vous réalisez un devis, une affaire est créée.
Vous pourrez la retrouver dans les trois onglets de Web2vi : "Élaboration devis", "Gestion chantier" et "Facturation" mais aussi dans l'onglet dédié "Affaires" (pour comprendre comment fonctionne l'onglet "Affaires" cliquez ici).
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Les actions dans le listing de devis
Sur chaque devis il y a 9 actions représentées par des icônes que vous pouvez choisir pour faire évoluer votre devis et affaire. La colonne “Statut” vous indique selon l’action choisie le statut dans lequel se trouvera votre devis. Si une icône est grisée c’est qu’à l’étape de votre affaire il n’est pas possible de l’utiliser :
L’oeil : Actif une fois que votre devis sera validé, il permet de visualiser ce dernier
Le bouton vert : Il vous permet de dire au logiciel que votre devis est prêt à être envoyé à votre client.
L’enveloppe : Via ce bouton vous pouvez envoyer votre devis directement à votre client si vous avez bien renseigné son adresse mail sur sa fiche. Pas besoin de passer par votre boite mail!
Le smiley lauriers : Indiquez que votre devis a été accepté par votre client et que vous allez passer à la préparation du chantier. Le statut du devis passe en “gagné”.
Le pouce rouge : Vous n’avez malheureusement pas remporté l’appel d’offre. Indiquez-le ici pour clôturer le devis et passer au prochain ! Le statut du devis passe en “perdu”.
Le symbole euro : Vous avez terminé le chantier et vous souhaitez facturer votre client. En cliquant sur ce bouton vous arrivez au menu facturation avec fiche client.
Vous passez facilement du devis à la facturation en un clic !
La feuille violette : Ce bouton est utilisable à n’importe quelle étape de votre devis, il vous permet de dupliquer le contenu du devis avec un nouveau client et un nouveau numéro. Utilisez cette fonctionnalité à volonté !
L’histogramme jaune : Disponible une fois que le devis a été validé, il vous servira à en faire une version, c’est-à-dire à ajouter des éléments à votre devis alors qu’il a déjà été validé.
La poubelle rouge : Ce bouton vous permet de supprimer un devis, cette action n’est plus possible une fois que le devis a été envoyé en facturation.
Où et comment retrouver mon affaire après le devis?
Une fois le devis créé, votre affaire est automatiquement créée dans le module "Affaires" mais aussi se retrouvera dans votre liste de gestion chantier avec tout à droite le statut de votre devis (provisoire, gagné, facturé…). Un devis est supprimé de ce listing seulement s’il est marqué comme “perdu” dans le listing des devis.
À partir du moment où l’affaire est marquée comme gagnée dans les devis, il sera possible de faire la gestion des heures ainsi que l’affectation des équipes dans l’onglet "Gestion chantier".
De même, votre affaire se retrouve dans la liste de l’onglet "Facturation" uniquement si vous avez passé son statut en “gagné” dans le listing de l’onglet “Élaboration devis”.
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Si vous souhaitez plus d’explications sur les étapes des affaires,
vous pouvez demander une démonstration en cliquant ici ou poser des questions à notre équipe sur notre chat via la petite bulle qui s’affiche sur toutes les pages de la plateforme en bas à droite.
