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Le blog des artisans du bâtiment

Tuto vidéo - envoi document par mail modifié 2020

Des explications via notre tuto vidéo pour vous guider vers la maîtrise de cette fonctionnalité.

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Revenez à la page FAQ à tout moment en cliquant ici 

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J’ai fait mon devis ou ma facture et je voudrais l’envoyer par mail, comment faire ?
Les explications écrites

Rien de plus simple !

Avant toute chose (vous n’aurez à effectuer cette première action qu’une seule fois) rendez-vous sur votre compte Web2vi sur la page d’accueil, et sur votre profil cliquez sur "modifier".

Web2vi Guide d'utilisation FAQ mail client devis facture

Sur la page qui s‘affiche faites descendre votre souris jusqu’aux derniers champs de la page sous le titre "Devis/Factures".

Web2vi Guide d'utilisation FAQ mail client devis facture

Remplissez le nom d’expéditeur qui s’affichera sur le mail que vous enverrez, ainsi que l’adresse mail de laquelle vous souhaitez envoyer vos documents à vos clients.

Pensez bien à cliquer sur sauvegarder en haut de la page.

Lorsqu’il s’agit d’un devis :

Web2vi Guide d'utilisation FAQ mail client devis facture

Il vous faudra valider votre devis grâce au bouton vert de la colonne “Actions” du listing de devis.

Web2vi Guide d'utilisation FAQ mail client devis facture

Juste à côté, le bouton qui représente une petite enveloppe se colore et devient actif. Cliquez dessus.

Web2vi Guide d'utilisation FAQ mail client devis facture

Cette fenêtre apparaît automatiquement.

  • Choisissez les options que vous souhaitez (1.).
  • Remplissez les informations du mail à envoyer (2.), l’adresse mail de votre client est déjà renseignée si vous l’avez bien remplie dans la fiche client à la création du devis.
    L’objet et le message le seront également si vous les définissez dans “Réglages”>”Devis” (accessible depuis la page d'accueil) et que vous remplissez les champs “Titre du mail par défaut” et “Corps du mail par défaut”
  • Et enfin, cliquez sur “Envoyer email” (3.).

Votre mail est envoyé au client !

Vous pouvez aussi générer le PDF de votre devis via cette fenêtre-ci, pour pouvoir l’enregistrer si besoin au même moment que l’envoi.


Lorsqu’il s’agit d’une facture :

L’envoi de mail se fera logiquement depuis l’onglet “Facturation” (1.).

Image tuto envoi factures - 1

Dans l'onglet "Mes factures" (2.) cliquez sur les trois petits points à droite de la facture concernée, puis cliquez sur "Envoyer" (3.).

Image tuto envoi factures - 2

Cette fenêtre apparaît. Dans l'onglet Email vous verrez automatiquement l'adresse de votre client si vous l'avez bien remplie sur sa fiche client. Vous pouvez ajouter n'importe quelle(s) autre(s) adresse(s) dans le même champ (1.).

Vous pouvez cocher la case (2.) pour recevoir une copie du mail sur votre adresse mail.

Cliquez sur "Envoyer" dès que tout est prêt (3.)

 

Si vous ne souhaitez pas envoyer votre facture par mail : 

Image tuto envoi factures - 3

Cliquez sur l'onglet "Autres" (1.).
Vous pouvez renseigner la date (2.) et choisir le mode d'envoi (3.).

N'oubliez pas de cliquer sur "Marquer comme envoyée" une fois les renseignements remplis.

 

Image tuto envoi factures - 4

Votre mail a bien été envoyé ou votre mode d'envoi alternatif enregistré, cela est stipulé dans la colonne "Observations" (1.)
Vous pouvez cliquer sur cette mention "envoyée"
.

 

Image tuto envoi factures - 5

Cette fenêtre apparaît (1.) et vous donne le détail des divers envois, leur date et le mode choisi.

 

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Si vous souhaitez plus d’explications sur l'envoi de documents par mail depuis la plateforme, 
vous pouvez demander une démonstration en cliquant ici ou poser des questions à notre équipe sur notre chat via la petite bulle qui s’affiche sur toutes les pages de la plateforme en bas à droite.